TMS no es un sistema de inscripción. Por ello, no todos los clubes y jugadores existentes están disponibles en TMS de forma predeterminada. Se añaden al sistema cuando participan en una transacción de TMS. Por ejemplo, cuando una federación miembro presenta una nueva solicitud de usuario de TMS, el club puede crearse en el campo «Organización» de esa solicitud.
Es importante que se asigne la FIFA ID al club o jugador en TMS, ya que esto ayuda a evitar retrasos y garantiza que la información registrada en TMS sea precisa y esté actualizada. En el caso de los clubes, asignar la FIFA ID también permitirá la sincronización automática con el Sistema Nacional de Registro de la federación miembro correspondiente.