TMS n’est pas un système d’enregistrement. À ce titre, tous les clubs et joueurs existants ne sont pas disponibles par défaut dans TMS. Ils sont ajoutés au système lorsqu’ils sont impliqués dans une transaction TMS. Par exemple, lorsqu’une association membre soumet une nouvelle demande d’utilisateur TMS, le club peut être créé dans le champ « Organisation » de cette demande.
Il est important que le FIFA ID soit attribué au club ou au joueur dans TMS, car cela permet d’éviter des retards et de garantir que les informations enregistrées dans TMS restent exactes et à jour. Pour les clubs, l’attribution de le FIFA ID permettra également la synchronisation automatique avec le système national d’enregistrement de l’association membre concernée.